Hoe ondersteunen we medewerkers effectief bij rouwverwerking?

Stille tranen in het kantoor, een collega die plotseling veel fouten maakt, een normaal opgewekte medewerker die in zichzelf gekeerd raakt. Rouw heeft een enorme impact op de werkvloer. Miljoenen werkenden krijgen ermee te maken. Als organisatie staan we vaak machteloos tegenover deze universele menselijke ervaring. Hoe begeleid je iemand door het diepste verdriet? Wat doe je als 'gewoon doorwerken' geen optie meer is?

Rouw is geen ziekte die je kunt genezen, maar een proces dat begeleiding vraagt. Ondersteuning vanuit de werkgever bij rouw en verlies is een onderdeel van goed werkgeverschap en draagt bij aan de vitaliteit van werknemers. Toch voelt het voor veel managers als wandelen op eieren. Wat kan je wel zeggen? Waar liggen de grenzen? En hoe voorkom je dat tijdelijk verdriet uitgroeit tot langdurig verzuim?

De realiteit is onvermijdelijk: Het is vrijwel zeker dat elke medewerker tijdens zijn loopbaan te maken krijgt met een vorm van verlies, zoals het verlies van gezondheid, werk of dierbare. Dit artikel biedt concrete handvatten om als organisatie een veilige haven te creëren voor medewerkers die worstelen met verlies.

Rouw gaat verder dan alleen overlijden

Wanneer we 'rouw' horen, denken we instinctief aan het overlijden van een dierbare. Veel mensen denken bij rouw aan een overlijden. Maar ook een ander groot verlies kan zorgen voor rouw. Bijvoorbeeld na een scheiding of het verlies van een baan. Deze bredere kijk op rouw is essentieel voor elke manager.

Denk aan de medewerker die door reorganisatie zijn functie verliest, de collega die door ziekte haar toekomstplannen moet bijstellen, of de werknemer die door echtscheiding zijn hele levenssituatie ziet veranderen. Rouwen doe je niet alleen bij het overlijden van een dierbare; je kunt ook rouwen om het verlies van je gezondheid, relatie, baan of huisdier.

Dit betekent dat rouwbegeleiding een veel bredere competentie is dan alleen condoleances uitspreken. Het gaat om het herkennen van verliesprocessen in al hun vormen en het bieden van passende ondersteuning.

Wanneer rouw de werkplek binnensluipt

Rouw kondigt zich zelden netjes aan. Als een medewerker te maken krijgt met rouw, kan dit invloed hebben op het werk. Iedereen rouwt op zijn of haar eigen manier. Iedere medewerker gaat dan ook anders met rouw en werken om. Waar de ene medewerker werk als welkome afleiding ervaart, kan het voor een ander een onmogelijke opgave worden.

Herken je deze signalen? Een medewerker die normaal gesproken punctueel is, komt plotseling regelmatig te laat. Een anders zo zorgvuldige collega maakt onkarakteristieke fouten. Andere mogelijke symptomen van rouwverwerking zijn slechte concentratie, agressief gedrag, hevige transpiratie, stemmingswisselingen, rugpijn, hoofdpijn, spierpijn, hyperventilatie en darmklachten.

Het is cruciaal om te begrijpen dat Deskundigen spreken daarom ook wel van rouwarbeid: rouwen is hard werken. Je medewerker vecht letterlijk een innerlijke strijd terwijl hij of zij probeert te functioneren.

De eerste reactie: wat zeg je wel en niet?

Het moment dat je hoort dat een medewerker een verlies heeft meegemaakt, is cruciaal. Rouwende medewerkers hebben meestal behoefte aan steun van anderen en het gevoel dat er aan hen wordt gedacht. Je kunt je medewerker een e-mail sturen of een bos bloemen met een kaart om je betrokkenheid te laten zien. Bied daarin alvast je hulp aan.

Maar wat als je niet goed weet wat je moet zeggen? Als je niet zo goed weet wat je moet zeggen, wees daar dan eerlijk over. 'Ik weet eigenlijk niet zo goed wat ik moet zeggen' klinkt beter dan niks te zeggen. Authenticiteit overstijgt perfecte woorden.

Effectieve uitspraken die wel helpen: 'We zijn er allemaal voor je en willen je graag helpen om deze periode zo draaglijk mogelijk te maken. Hoe kunnen we dat het beste doen?' Deze aanpak geeft ruimte aan de medewerker om zelf aan te geven wat hij of zij nodig heeft.

Praktische ondersteuning tijdens het rouwproces

Effectieve rouwbegeleiding is maatwerk. Uw rouwende medewerker ondersteunen is maatwerk: iedereen is anders. Waar de ene medewerker er graag veel over praat, wil de ander dat misschien niet. Het is daarom aftasten; probeer uit te vinden waar uw medewerker behoefte aan heeft.

Concrete ondersteuning kan verschillende vormen aannemen. Informeer ook of hij extra ondersteuning op de werkplek nodig heeft. En soms heeft een rouwende werknemer simpelweg behoefte om na een slechte nachtrust een uurtje later te beginnen of wil hij van tijd tot tijd een 'inhoudelijke kop koffie' met je drinken. Ook die ruimte kun je aanbieden.

Vergeet niet het team. Collega's kunnen een belangrijke rol spelen bij rouw en verlies. Vaak nemen zij tijdelijk het werk over. En wanneer hun rouwende collega weer aan het werk is, merken zij het sneller als degene last heeft van fysieke en/of mentale klachten. Een buddy-systeem kan waardevolle ondersteuning bieden.

Wanneer werk helend werkt

Paradoxaal genoeg kan werk een belangrijke rol spelen in het herstel. Mensen die rouwen kunnen juist ook baat hebben bij werk. Werk geeft rouwende werknemers structuur, zingeving en ook afleiding in het rouwproces. Vooral als zij zich hierin gehoord en gesteund voelen door de leidinggevende en collega's.

Het is een delicate balans. Werk kan een helende factor zijn in het rouwproces en uitval van uw medewerkers beperken, daarom maakt het onderdeel uit van onze aanpak. Maar dit vereist een omgeving waarin rouw ruimte krijgt, niet wordt weggedrukt.

Geef de medewerker de ruimte om te rouwen op het werk. Verdriet kunnen uiten, ook bij collega's en de werkgever, is heel belangrijk voor de rouwverwerking. Dit betekent accepteren dat productiviteit tijdelijk kan dalen en dat emoties onderdeel zijn van het werkproces.

Professionele hulp: wanneer en hoe?

Soms reiken je eigen mogelijkheden niet ver genoeg. Er kunnen redenen zijn om als werkgever professionele begeleiding voor een rouwende medewerker te overwegen. Dat is aan de orde als de verschijnselen niet tijdelijk zijn maar langere tijd aanhouden en een permanent karakter lijken te krijgen. Denk hierbij blijvende concentratie stoornissen, aanhoudende vermoeidheid, neerslachtigheid, moeite met het opnemen van de dagelijkse taken.

Professionele rouwbegeleiding kan verschillende vormen aannemen. Voor een goede rouwbegeleiding wordt vaak een bedrijfsmaatschappelijk werker ingeschakeld. Deze professional brengt via gesprekken in kaart wat de mogelijkheden en beperkingen zijn van de rouwende werknemer. Ook ondersteunt hij de leidinggevende en collega's in hoe ze het beste met de rouwende collega kunnen omgaan.

De voordelen zijn meetbaar. Een goede rouwbegeleiding helpt bij het verwerken van het verlies en minimaliseert de symptomen die bij rouwverwerking horen. Na een goede rouwbegeleiding is een werknemer productiever, omdat hij minder last heeft van negatieve emoties. Daarmee beperk je ook het aantal verzuimdagen.

Terugkeer naar werk: een kwetsbaar moment

De terugkeer naar werk na een verlies vraagt speciale aandacht. Pas als je medewerker weer op het werk komt, kun je zien hoe hij of zij omgaat met de verwerking van het verlies en in hoeverre het lukt om werkzaamheden op te pakken. Het gesprek aangaan over het verlies kan je medewerker helpen bij de rouwverwerking.

Concrete gespreksvoering maakt het verschil. 'Hoe gaat het vandaag met je?' Je medewerker vindt het waarschijnlijk makkelijker op deze concrete vraag te antwoorden dan wanneer je vraagt 'Hoe gaat het met je?'. Specifieke vragen leiden tot meer bruikbare antwoorden.

Langetermijnbegeleiding is cruciaal. Houd je werknemer in de gaten als hij weer aan het werk is door het eerste half jaar regelmatig met hem om de tafel te gaan zitten, bijvoorbeeld één keer na zes weken en daarna iedere drie maanden. Vraag tijdens die gesprekken hoe het gaat en waar hij op dat moment behoefte aan heeft. Zijn behoeften kunnen per periode verschillen.

Een rouwprotocol: preventie en structuur

Proactieve organisaties ontwikkelen een rouwprotocol. Heeft u al een rouwprotocol? In dit protocol legt u bijvoorbeeld vast hoe u en uw medewerkers omgaan met rouw op het werk. Hierin kunt u ook tips voor medewerkers en leidinggevenden opnemen over hoe zij kunnen omgaan met een rouwende collega. Maar denk bijvoorbeeld ook aan een checklist met zaken die moeten gebeuren bij rouw. Zoals het informeren van naaste collega's en de directie, het bespreken van rouwverlof en de werkoverdracht.

Een goed protocol voorkomt improvisatie in emotionele momenten. Het biedt structuur voor managers die onder druk staan en zekerheid voor medewerkers over wat ze kunnen verwachten. Wanneer een van jouw medewerkers te maken krijgt met verlies, regel je eerst een aantal praktische zaken. Deze zijn mogelijk al vastgelegd in een rouwprotocol. Naast deze praktische ondersteuning is het belangrijk dat je emotionele ondersteuning biedt.

Het zakelijke rendement van medeleven

Investeren in rouwbegeleiding is niet alleen moreel juist, maar ook zakelijk verstandig. Verzuim kan uw bedrijf namelijk veel geld kosten. Een zieke medewerker kost gemiddeld € 405,- per dag. Effectieve rouwbegeleiding voorkomt langdurig verzuim en verhoogt de kans op succesvolle terugkeer.

Meer nog, het creëert loyaliteit. Een goede begeleiding van rouwende werknemers is nodig om ze (uiteindelijk) weer gemotiveerd aan het werk te krijgen. Meeleven in een moeilijke periode is een belangrijk onderdeel van goed werkgeverschap. Het levert je loyale werknemers op.

De realiteit is dat De gemiddelde verzuimduur bij rouw onder medewerkers is in 2023 gestegen naar 219 dagen ten opzichte van 183 dagen in 2019. Hierbij gaat het om langdurend verzuim (langer dan 6 weken). Goede rouwbegeleiding kan deze trend keren.

Transformatie door tegenslag

Rouw hoeft niet alleen destructief te zijn. Verschillende studies tonen aan dat verlies kan leiden tot 'een positieve psychologische verandering als gevolg van tegenslag'. Dit fenomeen heet posttraumatische groei. Medewerkers kunnen sterker uit een rouwproces komen.

Dit betekent niet dat we verlies moeten romantiseren, maar wel dat we ruimte moeten bieden voor groei. Verliezen hebben aandacht nodig en rouwen is nodig om weer verder te kunnen gaan. Mensen hebben de behoefte aan afscheid nemen en dat doet iedereen op een eigen manier en op eigen tempo.

Als organisatie kunnen we de voedingsbodem zijn voor deze transformatie door geduld, begrip en professionele ondersteuning te bieden.

Conclusie: Rouw als onderdeel van het menselijk werk

Effectieve rouwbegeleiding begint met erkenning: rouw is geen tijdelijke storing die we moeten oplossen, maar een menselijk proces dat begeleiding verdient. 'In alle gevallen is het belangrijk om te erkennen dat rouw een geaccepteerde reden is om je werk even niet te hoeven doen', licht Jurriaan Penders, bedrijfsarts toe. Dat kan door rouwverlof te geven. 'Zo zorg je dat die ruimte er voor iedereen is als dat nodig is.'

Als organisatie hebben we de kans om niet alleen een werkplek te zijn, maar een gemeenschap die mensen draagt in hun kwetsbaarste momenten. Rouw en verlies zijn menselijke ervaringen die iedereen kunnen treffen en de impact ervan op de werkplek is significant. Als werkgever heb je de verantwoordelijkheid om een ondersteunende omgeving te creëren waarin medewerkers in staat zijn om met hun verdriet om te gaan.

Praktische stappen die je vandaag kunt nemen: ontwikkel een rouwprotocol, train je managers in rouwbegeleiding, creëer ruimte voor emoties op de werkplek, en investeer in professionele ondersteuning wanneer nodig. Door rouw te omarmen als onderdeel van het menselijk werk, bouw je niet alleen een sterkere organisatie, maar draag je bij aan een samenleving waarin verlies en verdriet de aandacht krijgen die ze verdienen.